Come inviare mail a più destinatari senza violare la privacy

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Diciamolo subito: inviare mail a più destinatari inserendoli nel campo “Cc” è illegale. In questo articolo vediamo perché non è corretto farlo. E come inviare una mail a più destinatari senza violare la loro privacy.

L’errore è abbastanza comune: ogni giorno, persone, aziende private, gruppi di lavoro o gruppi di amici e finanche pubbliche amministrazioni inviano la stessa mail a più destinatari, violando la loro privacy.

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Indice

In questo articolo, vedremo:

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Come inviare mail a più destinatari senza violare la privacy

Per inviare mail a più destinatari senza violare la privacy, è necessario adottare un piccolo accorgimento. Quando compiliamo il campo “A” che, nei client in lingua italiana contrassegnano il destinatario della nostra mail, dobbiamo lasciarlo vuoto. Lo stesso va fatto con il campo “Cc”: copia conoscenza o copia carbone.

Compiliamo, infatti, il campo “Ccn: copia conoscenza nascosta o copia carbone nascosta. Questo campo, talvolta, è nascosto di default: potrebbe essere necessario accedere alla voce “visualizza” o “vista“, a seconda dell’applicazione di posta elettronica. Inserendo qui gli indirizzi mail dei destinatari, questi non saranno visibili.

Perché lasciare vuoti i campi “A” e “Cc” nelle mail di gruppo

Se inseriamo i destinatari della mail nei campi “A” o “Cc”, ognuno di loro avrà visibili gli indirizzi mail degli altri. E questo comporta una violazione della loro privacy. Il Codice della privacy vieta a chiunque sia in possesso di un indirizzo email di un’altra persona di comunicarlo a terzi senza il consenso del titolare.

Cosa scrivere nel campo Cc dell’email

Come detto, il campo Cc dell’email significa “Copia conoscenza” o “Copia carbone”. Il titolare dell’indirizzo mail inserito in questo campo può:

  • leggere il testo integrale della mail;
  • leggere l’indirizzo del mittente;
  • leggere l’indirizzo del destinatario principale, indicato nel campo “A”.

Cosa scrivere nel campo Ccn dell’email

Il campo Ccn contrassegna la “Copia conoscenza nascosta” o “Copia carbone nascosta”. Questo campo si usa per inserire gli indirizzi mail di coloro che devono essere resi edotti, messi a conoscenza, di uno scambio di email, senza che ad essi venga richiesta una risposta.

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Qual è la differenze fra il campo Ccn e quello Cc

Il campo Ccn differisce da quello Cc in quanto l’indirizzo o gli indirizzi qui inseriti vengono nascosti al destinatario principale del messaggio (inserito in “A”) e agli altri destinatari inseriti in Ccn.

Cosa sono i dati personali

I dati personali sono così definiti dall’articolo 4 del GDPR: “informazioni che riguardano una persona fisica identificata o identificabile“. Viene, inoltre, precisato che “si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

Cos’è il GDPR

Il GDPR è la legge sulla privacy dell’Unione Europea (UE) ed è di interesse per tutte le aziende del mondo. Esso, infatti, regola il modo in cui qualsiasi organizzazione soggetta al Regolamento tratta o utilizza i dati personali delle persone che si trovano all’interno dell’UE. Se raccogliamo, modifichiamo, trasmettiamo, cancelliamo, utilizziamo, o memorizziamo i dati personali dei cittadini dell’UE, siamo tenuti a rispettare il GDPR.

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I dati personali sono tutti quei dati che, utilizzati da soli o insieme ad altri, possono identificare una persona. Per elaborare i dati di una persona residente nell’Unione Europea, è necessario disporre del suo consenso.

Il GDPR stabilisce anche i diritti di ogni cittadino UE riguardo i propri dati personali. I cittadini dell’UE hanno il diritto di chiedere dettagli sul modo in cui utilizziamo i loro dati personali e possono chiederci di fare determinate cose con quei dati. Devono avere accesso ai propri dati condivisi con noi. E devono poter sapere, in qualsiasi momento, l’uso che ne stiamo facendo.

Molte piattaforme di email marketing offrono gli strumenti necessari per adeguarsi alle norme vigenti, in materia di tutela dei dati personali. Vediamo cosa possiamo fare noi, oltre a consultare un legale o un altro consulente professionale, per accertarci della nostra conformità al GDPR.

Come raccogliere il consenso

Il GDPR stabilisce che dobbiamo ottenere un consenso specifico dai nostri contatti e spiegare chiaramente come prevediamo di utilizzare i loro dati personali. I moduli di iscrizione compatibili con il GDPR includono caselle di controllo per il consenso opt-in e sezioni modificabili che ci consentono di spiegare come e perché utilizzeremo i dati degli iscritti.

Le piattaforme di email marketing memorizzano i nostri moduli e i dati di contatto, nel caso in cui dovessimo averne bisogno in futuro. Possiamo, inoltre, esportare il nostro pubblico e visualizzare le informazioni relative alla registrazione. Per ulteriori prova del consenso, possiamo scegliere di attivare il double opt-in: una doppia verifica dell’iscrizione da parte dell’utente. Quest’ultimo riceverà una mail, all’interno della quale dovrà confermare la propria iscrizione.

Cosa rischia chi viola i dati personali

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Come possiamo intuire, l’indirizzo mail rientra fra i dati personali. Violare la privacy del titolare, svelandolo agli altri destinatari della stessa mail, può generare l’applicazione di sanzioni e l’obbligo di risarcimento danni. In assenza di una quantificazione esatta da parte del soggetto leso, il giudice potrebbe quantificare il danno, secondo quanto gli appare equo in relazione al caso specifico. Non si superano mai i 2mila euro di risarcimento.

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